یہ ڈیٹا کیوں پھینک دینا شروع کرنی چاہئے

یہ اسٹوریج ڈراؤنڈ ہوسکتا ہے: ریگولیٹری کی ضروریات کو بڑھانے اور اہم کردار کو جو کہ اب قانونی طور پر ریکارڈ قوانین میں ادا کرتی ہے، کچھ کاروباری اداروں کو ہر ایک کے اعداد و شمار کو بچانے کے لۓ محفوظ ہے. اسٹوریج کی طلب کے مطابق، ڈی ڈی سی کا کہنا ہے کہ پچھلے سال بھیج دیا جانے والی ڈسک اسٹوریج کی رقم 2007 سے 40.5 فیصد بڑھ گئی ہے.

اس بات کا یقین، اسٹوریج میڈیا کم مہنگی ہو رہی ہے. ڈی سی سی کے مطابق، ڈسک اسٹوریج کی گی گیابٹی کی قیمت 2007 سے 2008 تک 27 فیصد سے زائد ہو گئی. لیکن اوسط کاروباری اداروں کی اسٹوریج کی ضروریات کے ساتھ تیزی سے بڑھتی ہوئی ہے، جب تک کہ یہ سب کچھ ہمیشہ کے لۓ طویل مدتی مینجمنٹ چیلنجوں کو تشکیل دے سکتا ہے اور جب کسی چیز کو تلاش کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو سر درد پیدا ہوجاتا ہے. تجزیہ کاروں، وکیلوں اور وینڈرز کا کہنا ہے کہ ادارے کچھ ڈیٹا سے چھٹکارا حاصل کرنے سے بہتر ہیں - لیکن یہ فیصلہ کر رہے ہیں. آئی ٹی سی کے تجزیہ کار ریک ویلس کہتے ہیں کہ آئی ٹی محکموں کے لئے، اس کا مطلب یہ ہے کہ یہ اکیلے ہی نہیں جا رہا ہے، اور اسے اکیلے نہیں جا رہا ہے.

"مزید کمپنیاں اس حقیقت پر حساس ہیں کہ ہم صرف مسئلہ پر اسٹوریج پھینک نہیں رکھ سکتے ہیں." انہوں نے کہا کہ تیزی سے بڑھتی ہوئی اعداد و شمار کے اسٹورز کو سال کے بعد تعمیر کرنا باقی نہیں ہے. وہ کمپنیاں جو ہر چیز کو بچانے کے لئے اکثر ہیں وہ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ کونسا بچایا یا خارج ہونے کی ضرورت ہے، وہ ایک نشانی ہے کہ وہ مصیبت کے لۓ خود کو ترتیب دے رہے ہیں.

[مزید پڑھنے: میڈیا سٹریمنگ کے لئے بہترین NAS بکس اور بیک اپ]

ڈسک، ٹیپ، نیٹ ورک اور مینجمنٹ کی قیمت پر سب سے اوپر، بہت زیادہ اعداد و شمار کو بڑھانے کے لئے ایک مقدمہ کی صورت میں ایک کمپنی کو ہٹانے کے لئے واپس آ سکتے ہیں. ای-سی کے ای ای دریافت اور تعمیل کے نائب صدر اینڈریو کوہن کا کہنا ہے کہ "ای دریافت،" ثبوت کے طور پر الیکٹرانک ڈیٹا جمع کرنے کے عمل میں درخواست کردہ اعداد و شمار کو تلاش اور مرتب کرنے کے لئے $ 1 ملین کی لاگت کی جا سکتی ہے. اس غلطی کا مطالعہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے مختلف مرحلے کی سفارش کرتی ہے کہ کمپنی کو بہت زیادہ محفوظ نہیں ہے اور نہ ہی ان کو غیر قانونی طور پر معلومات کو خارج کرنے کی وجہ سے. مدد کرنے کے لئے وہاں موجود تکنالوجی ہیں، لیکن یہ بھی انسانی ان پٹ لیتا ہے، وہ نوٹ کرتی ہیں.

ڈیٹا اسٹوریج مسئلہ

ہر تنظیم کو اپنے مقاصد کے لئے معلومات کو بچانے کی ضرورت ہے، جیسے ادارہی میموری، ٹرانزیکشن کی تلاش اور تجزیہ، اور اسی طرح. پلس، سرسنس اکاکلی ایکٹ اور ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اور اکاؤنٹیبلٹی ایکٹ (HIPAA) کے طور پر قواعد و ضوابط کو مقررہ مدت کے لئے مخصوص قسم کے مواد کو بچانے کے لئے اداروں کی ضرورت ہوتی ہے. اور اس طرح کے قواعد و ضوابط میں موجود ہیں، انٹرپرائز اسٹریٹجسٹ گروپ کے تجزیہ کار برائن بابائنو کو نوٹ کرتے ہیں. وہ کہتے ہیں کہ "اگر آپ کاروبار میں ہیں تو آپ کسی طرح سے باقاعدگی سے ریگولیٹ کیے جا رہے ہیں." ​​ لیکن ذخیرہ کرنے سے متعلق معلومات آپ کو خطرے کے لۓ بنا دیتا ہے: تحقیقات کے سلسلے میں ای تلاشی کی درخواستوں کو کمپنی کے اعداد و شمار اور ڈیٹا مینجمنٹ کو بے نقاب کرنا. آپ زیادہ ذخیرہ کرتے ہیں، زیادہ سے زیادہ نقصان دہ نتائج کی حد میں اضافہ، وہ کے لئے طلب کر سکتے ہیں. لیکن اگر آپ کی معلومات اسٹوریج اور خارج کرنے کی پالیسییں سخت اور مطابقت نہیں ہیں، تو آپ عدالت میں شبہ کا فائدہ کھو سکتے ہیں کیوں کہ کچھ معلومات دستیاب نہیں ہے.

بعض صورتوں میں، قواعد و ضوابط آپ کو بتاتا ہے کہ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں، لیکن اکثر وہ آپ کو صرف سول کمیٹی کے فیڈرل قواعد کے معاملے میں، آپ کو لازمی طور پر یا آپ کو لازمی طور پر بتاتے ہیں، اسٹوریج فیصلوں کو کس طرح ہدایات فراہم کرتے ہیں لیکن ان کی وضاحت نہیں کرتے ہیں.

کچھ کمپنیوں جو کئی سالوں سے ڈیٹا کے قواعد و ضوابط کی تعمیل کرنا پڑیں گے. ایسے محکموں ہیں جو ریکارڈ مینجمنٹ میں مہارت رکھتے ہیں، جو کاغذ کے دائرہ دار ٹکڑوں کے ساتھ شروع ہوا. کیونکہ قوانین پیچیدہ ہوتے ہیں اور ممالک کے درمیان مختلف ہوتے ہیں، یہ ماہرین اکثر مختلف قسم کے اعداد و شمار کے لئے ضروریات کا موٹا دستی رکھتے ہیں، جو آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کے طریقہ کار کے مطابق آسانی سے ترجمہ نہیں کیا جا سکتا.

شروع کریں اسٹوریج تجزیہ، سٹوریج ٹیکنالوجی یا طریقہ کار نہیں ہے

پہلا قدم یہ ہے کہ اس بات کا تعین کرنا ہے کہ ڈیٹا کو کیا رکھا جائے، پھر اس کا برقرار رکھنے کا کیا مطلب ہے. Babineau کا کہنا ہے کہ ڈیٹا بیس تجزیہ کار سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے IT اہم کردار ادا کرسکتا ہے. Exterro، Vivisimo، خودمختاری، اور ڈیجیٹل ریف فروخت سافٹ ویئر جیسے کمپنیوں کی شناخت میں مدد ملتی ہے جو کمپنی نے ہے اور اس کے ملازمین کو عام طور پر اس ڈیٹا کا استعمال کیا جاتا ہے. اس معلومات کو قانونی اور کارپوریٹ مقاصد کے لئے دونوں کو جمع کیا جانا چاہئے، دونوں کو فیصلہ کرنے میں مدد مل سکتی ہے. فورسٹر ریسرچ تجزیہ کار اینڈریو ریچمن کہتے ہیں کہ آئی ٹی محکموں کو ذخیرہ کرنے کی کتنی حد تک کم سے کم کرنے کے لئے اپنی برقرار رکاوٹوں کی پالیسیوں کو ٹھیک کر دینا چاہئے. مثال کے طور پر، صارف کی آبادی کو اس طرح کے عملے، بیک آفس کے ملازمتوں اور کمپنیوں کے دانشورانہ اثاثے سے نمٹنے کے لئے زمرے میں تقسیم کرنا ممکن ہے، اور ان کے مختلف ای میل کا علاج کریں. وہ کہتے ہیں کہ اس کو درست، مستقل پالیسی کے ساتھ قانونی طور پر دفاعی طور پر کیا جانا چاہئے.

"زیادہ سے زیادہ آپ کو اعداد و شمار کا چھوٹا ٹکڑا الگ کر سکتے ہیں جس میں حساس نہیں ہے جو باقی اعداد و شمار سے حساس ہے، اخراجات ریچمن کہتے ہیں.

لیکن آخر میں، ٹیکنالوجی آپ کے لئے پالیسیوں کو نہیں لکھا جا سکتا ہے. Babineau کا کہنا ہے کہ "آئی ٹی اور تعمیل افسران کے درمیان دماغ کا ایک اجلاس ہونا چاہئے."

یہ عمل مشکل ہوسکتا ہے کیونکہ دو گروہوں کو بنیادی طور پر مختلف زبانوں میں بولی جاتی ہے. IT منتظمین تھوڑا سا ڈیٹا دیکھتے ہیں جس پر مبنی اس ایپلی کیشن یا ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ منسلک ہوتا ہے، جبکہ ریکارڈ منیجرز اس کے متعلق دانشورانہ جائیداد یا دیگر تصورات کے لحاظ سے سوچ سکتے ہیں. آئی ڈی سی کے ولار کا کہنا ہے کہ ان کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لۓ ان تنظیم سازی چیلنج ہے جو کچھ جماعتوں کو ضم کرنے کے ذریعہ حل کر چکے ہیں، جبکہ دیگر کمپنیوں کو ریکارڈ ماہرین نے صرف آئی ٹی ٹیم کو مشورہ دیتے ہیں.

بیک اپ اور آرکائیوٹنگ کو الجھن نہیں ہونا چاہئے

ایک بار ESG کے بابینیو کا کہنا ہے کہ ٹیمیں پالیسیوں کو تیار کرنے کے لئے مل کر آتے ہیں، آرکائیوٹنگ سے بیک اپ الگ کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. بیک اپ کا مقصد ہر چیز کا ایک نقل بنانا ہے، لہذا ڈیٹا کے غیر متوقع نقصان کے بعد کاروبار اس کے پاؤں پر واپس لے جا سکتا ہے. "انہوں نے کہا کہ کسی بھی طرح ہم نے اس کو مورچا دیا ہے کہ 'یہ اعداد و شمار کو بچانے کا ایک بڑا طریقہ ہے'. '' ایک بیک اپ کے نظام میں کچھ قسم کی معلومات کو بچانے کے لئے ضروری وقت پر کنٹرول کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور زیادہ دیر تک ، وہ کہتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر کسی مخصوص کاروباری ریکارڈ کو سات سالوں تک بچانے کی ضرورت ہے، تو اسے بچانے کیلئے غلط جگہ 55،000 دیگر فائلوں کے ساتھ بیک اپ ٹیپ پر ہے.

"اگر آپ کاروباری ریکارڈ کو سات سال تک بچانا چاہتے ہیں تو، آپ کے پاس Babineau کا کہنا ہے کہ 55،000 فائلوں کو سات سال کے ساتھ ساتھ بچانے کے لئے. " انہوں نے مزید کہا کہ اعداد و شمار کی مختلف اقسام کے ساتھ علیحدہ بیک اپ کے عمل کا استعمال مختلف مہنگا اور پیچیدہ ہے.

آرکیفائنگ صرف مخصوص وقت کے لئے معلومات کو برقرار رکھنے کے لئے استعمال کرنا چاہئے. بیبائناؤ کا کہنا ہے کہ بیک اپ اور خصوصی اوزار کے ساتھ کئے جانے سے علیحدگی سے، یہ عمل زیادہ آسانی سے چلتا ہے اور بہت زیادہ یا بہت کم معلومات کو بچانے میں روکتا ہے. آئی بی ایم، سمنٹیک، اور دیگر علیحدہ ایپلی کیشنز پیش کرتے ہیں جو پالیسیوں پر مبنی بیک اپ اور آرکائیونگ کے اعداد و شمار کا تجزیہ کرتے ہیں، اور کمواٹ ایک واحد آلے پیش کرتے ہیں جو امیدوار بیک اپ اور آرکائیوٹنگ کے لئے الگ الگ کرسکتے ہیں.

ای تلاش کی چیلنج کا سامنا کرنا مشکل ہے

ای تلاش کے امکانات کو حل کرنے میں ایک مشکل مسئلہ پیش آسکتا ہے. ای تلاش میں ایک ایسی پارٹی میں شامل ہے جس میں کسی بھی چیز کے بارے میں الیکٹرانک ریکارڈ طلب کرنے والے مقدمے میں ایک پارٹی شامل ہے جو اس کا خیال ہے کہ مقدمہ سے متعلقہ ہے. عام طور پر ای ای تلاش کی درخواست کا سب سے بڑا حصہ ای میل ہے جو معاملہ سے منسلک ہوسکتا ہے، لیکن درخواست میں لفظ پروسیسنگ کے دستاویزات، منبع کوڈ، یا ڈیٹا کے دیگر اقسام میں بھی شامل ہوسکتا ہے. آرک ہارنگٹن اور سوٹکلف میں ای تلاشی کے لۓ. جب تک کمپنی کسی معقول انداز سے متوقع ہوسکتی ہے، اس کے ساتھ ساتھ کسی بھی ریکارڈ پر عمل کرنے کی ذمہ داری ہوتی ہے جس میں لوگوں یا منصوبوں کے الزامات سے متعلق منصوبوں سے متعلق شامل ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ اس اعداد و شمار کے تمام اداروں کو روکنا پڑتا ہے، یہاں تک کہ اگر یہ معمول اور خود کار طریقے سے ہے، تو بھی کرٹس کہتے ہیں.

کیوں؟ کیونکہ اگر مدعی ای ای دریافت کے ذریعہ کچھ معلومات طلب کرتا ہے اور سیکھتا ہے کہ اس وقت کی تاریخ جب تک نہیں ہوتی تھی اس کے بعد اس کی سزا ہو گئی تھی، یہ پیچیدگیوں کی وجہ سے جو کہ غیر قانونی طور پر مقدمے کی سماعت کی قیمت میں اضافے میں اضافہ ہوسکتا ہے یا کمپنی کے کیس کو بھی نقصان پہنچا سکتا ہے.

اس قسم کے منظر نامے کا خوف یہ ہے کہ کچھ تنظیمیں ان کے تمام اعداد و شمار کو بچانے کے لئے ڈرائیو کرتی ہیں. لیکن یہ لازمی طور پر ایک اچھا خیال نہیں ہے، کوٹسس اور دیگر کہتے ہیں. اگر سب کچھ بچا جاتا ہے، متعلقہ ٹکڑے ٹکڑے تلاش کرنے میں مشکل اور زیادہ مہنگا ہوتا ہے.

عام طور پر، عدالتوں کو ریکارڈ کے خاتمے پر ختم نہیں کیا جائے گا اگر یہ ایک اچھی طرح سے قائم پالیسی اور شیڈول کے مطابق کیا گیا تھا - اور اگر کمپنی کو یہ سوچنے کی کوئی وجہ نہیں تھی تو ان ریکارڈوں سے متعلق کسی چیز پر مقدمہ کیا جائے گا. "قارئین کہتے ہیں." ​​

تاہم، اس پالیسی کو درست ہونا چاہیے اور اس کے بعد اس وقت تک اچھی طرح سے قائم پالیسیوں کے مطابق ریکارڈ کی تباہی کے لئے قانون اور عدالتیں محفوظ بندرگاہ کو تسلیم کرتی ہے. وہ خط لکھتا ہے. اگر وہ آئی ٹی ڈپارٹمنٹ سے پوچھا جاتا ہے کہ کسی شخص کے پرانے ای میل کو کتنی بار کثرت کا سامنا ہوتا ہے تو، "جنرلائزیشن کافی نہیں ہیں." "یہ درست ہو گیا ہے." وہ کہتے ہیں کہ کمپنیوں میں اکثر مالی امداد کے اداروں جیسے، کمپنیوں کے وکیلوں کے ساتھ تعاون میں اپنی برقرار رکاوٹوں کو کام کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

ای تلاش کا طریقہ یہ ہے کہ جہاں پر انعقاد کی بہترین منصوبہ بندی ای ایم سی کے کوہین کا کہنا ہے کہ اعداد و شمار، قواعد و ضوابط کی تعمیل، اور آہستہ آہستہ اسے برباد کر دیا جا سکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک کمپنی ہو سکتا ہے کہ اس تین سال کی رکاوٹ کے سلسلے میں قوانین کی تعمیل کرے جو تین سال کی برقرار رکھے. اگر ایک مقدمے کے ساتھ ساتھ مقدمہ آتا ہے اور کچھ دستاویزات قانونی ہولڈر پر رکھے جاتے ہیں - جو غیر یقینی طور پر رہتا ہے - ایک کمپنی کو باقی لوگوں سے علیحدہ کرنے کے قابل ہونا پڑتا ہے تاکہ یہ اپنی برادری کی پالیسی کے ساتھ جاری رہ سکے. کوہین کا کہنا ہے کہ "اگر آپ قانونی ہولڈ پر متفق نہیں ہوسکتے ہیں، تو آپ کبھی بھی تین سال تک نہیں ملے گی."

تمام بڑے آرکائیوشن وینڈرز ایسے آلات فراہم کرتے ہیں جو اس طرح کے مجموعی طور پر سنبھالنے کا وعدہ کرتے ہیں تاکہ آپ کو معلومات کو دھوکہ دے سکیں. ای تلاش ESG کے Babineau کا کہنا ہے کہ وہ ناقابل اعتماد نہیں ہیں، لیکن زیادہ تر ان کے اپنے کام کی جانچ پڑتال کر سکتے ہیں. مثال کے طور پر، منتظم ایک تجزیہ سے زیادہ بار بار چل سکتے ہیں اور سافٹ ویئر کو نتائج کے درمیان کسی بھی تضاد پر ایک رپورٹ فراہم کرے گی.

اسٹوریج ہارڈ ویئر اور سوفٹ ویئر کے بارے میں کیسے سوچیں

ایک بار جب کاروباری اداروں کو بیک اپ، اومم تجزیہ کار ٹم سلیمرس کہتے ہیں کہ، اور ای کی تلاش کی حکمت عملی اور پالیسیوں کی مصنوعات کی تحقیقات شروع ہوسکتی ہے. ان مصنوعات کی تشخیص کرنے میں، وہ سب سے پہلے یہ پتہ چلیں کہ ان کی اسٹوریج کی ضروریات واقعی بڑھ رہی ہیں. اس کے علاوہ، انہیں ذہن میں رکھنا چاہئے کہ اسٹوریج کی قیمتیں گر پڑتی ہیں، لہذا اس سے زیادہ وقت میں اس کی ضرورت سے زیادہ خریدنے کے لئے تھوڑا سا احساس ہوتا ہے. اس کے علاوہ، انہیں ڈیٹا ڈیڈیکیکشن شامل کرنے کی حکمت عملی پر غور کرنا چاہئے، جس میں دستاویزات کے عام عناصر کو ختم کرنا بہت ساری کاپیاں اور صلاحیتوں کی مقدار میں ڈرامائی طور پر انہیں کاٹ سکتے ہیں. اور انہیں گھر اسٹوریج کے متبادل کے بارے میں غور کرنا چاہئے، جیسے کلاؤڈ اسٹوریج، یہ زیادہ اقتصادی ہوسکتا ہے. اگرچہ ڈسکس وقت کے ساتھ کم مہنگا ہو جائے گا، گھر کے عملے کو ان کا انتظام کرنے کے لئے نہیں کرے گا، سٹیمرز پوائنٹس نہیں دیتے ہیں.

جو کمپنیاں ایسے قسم کے سوالات سے گزرے نہیں ہیں یا ان کی برقرار رکاوٹوں کی جانچ پڑتال کرتے ہیں غلط انتخاب اور اختتام کر سکتے ہیں. Babineau کا کہنا ہے کہ، زیادہ ذخیرہ کرنے میں سرمایہ کاری کے مقابلے میں.