ایم ایس ایکسل ورک بک میں ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست (توثیق کی فہرست) بنائیں۔

زیادہ تر لوگ ، دفتر اور دوسرے کام کے مقامات پر ، کچھ ریکارڈوں اور ڈیٹا اندراجات سے باخبر رہنے کے لئے ایکسل شیٹس کو برقرار رکھتے ہیں۔ بعض اوقات ہمیں ورک بوک بھی مشترکہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ جو بھی معاملہ ہو ، چیک اندراجات کو عبور کرنا اور ان کی درستگی کو درست کرنا بہت مشکل ہے (خاص طور پر جب بہت زیادہ اعداد و شمار موجود ہوں)۔

غلطیوں کے بارے میں فکر کرنے کی بجائے ، ورک بک یا شیٹس کو اس طرح سے تیار کرنا ایک اچھا عمل ہوگا کہ یہ اندراجات کو خود سے توثیق کرتا ہے اور صارف کو غلط ان پٹ بنانے سے روکتا ہے۔ ایم ایس ایکسل میں ڈیٹا ٹیب کے تحت ، ڈیٹا کی توثیق کا ٹول وہی کام کرتا ہے جو آپ کو مدد کرتا ہے۔

اور آج ہم اس کی ایک خصوصیت دیکھیں گے جہاں آپ کسی بھی سیل ، قطار یا کالم کے لئے ڈراپ ڈاؤن مینو تشکیل دے سکتے ہیں اور سیل کے اندراج کو فہرست سے ڈیٹا تک محدود کرسکتے ہیں۔ اس کا یہ مطلب بھی ہے کہ صارف کبھی غلطی نہیں کر سکے گا۔

ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کے اقدامات۔

مرحلہ 1: وہ سیل ، قطار یا کالم منتخب کریں جس پر آپ توثیق کی فہرست بنائیں یا ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں۔ اپنی مثال میں میں نے کالم نمبر E کا انتخاب کیا ہے۔ لہذا ، صارف کو اقدار درج کرنا ہوں گی جو کالم E تک محدود ہے۔

مرحلہ 2: ڈیٹا ٹب پر جائیں اور ڈیٹا ٹولز سیکشن کے تحت ڈیٹا کی توثیق کے آلے کی تلاش کریں۔ اس آئیکون پر کلک کریں اور شروع کرنے کے لئے ڈیٹا کی توثیق کو منتخب کریں۔

مرحلہ 3: ظاہر ہونے والے پاپ اپ پر ، ترتیبات کے ٹیب کے نیچے رکھی گئی فہرست row list سے فہرست منتخب کریں۔

مرحلہ 4: اگلا ، آپ کو ماخذ یعنی درج کی جانے والی قدروں کی ضرورت ہوگی جو فہرست کا ایک حصہ یا اقدار جو منتخب یا داخل کی جاسکتی ہیں۔ آپ انہیں براہ راست ماخذ ٹیکسٹ باکس میں داخل کرسکتے ہیں (کوما سے الگ کیا ہوا ہے)

متبادل کے طور پر ، آپ ورک بوک پر موجودہ شیٹ سے خلیوں کی ایک حد کا انتخاب کرسکتے ہیں اور ان خلیوں کی قدروں کو فہرست میں سمجھا جائے گا۔ تاہم ، اگر آپ اس اختیار کے ساتھ جانا چاہتے ہیں تو آپ کو مرحلہ 1 سے پہلے ہی فہرست تیار کرنی ہوگی۔

نوٹ: سیل میں ڈراپ ڈاؤن کو چیک کرتے رہنا ورک بک پر ڈراپ ڈاؤن کو ظاہر کرتا ہے۔ ورنہ ، صرف توثیق کام کرتی ہے جب صارف کو اقدار میں ٹائپ کرنا پڑتا ہے۔

اس کے ساتھ ہی ڈراپ ڈاؤن تشکیل دے دیا گیا ہے اور استعمال کے لئے تیار ہے۔ صارف فہرست سے کوئی بھی قیمت منتخب کرسکتا ہے۔ اور خوبصورتی یہ ہے کہ یہ دستی طور پر ٹائپ کرنے کی بہت کوششوں کو کم کردیتا ہے۔

تاہم ، اگر صارف اقدار درج کرنے کی کوشش کرتا ہے (دستی طور پر ٹائپ کرکے) جو توثیق کی فہرست کا حصہ نہیں بنتا ہے تو اسے غلطی کا پیغام دیا جائے گا۔

نتیجہ اخذ کرنا۔

ڈیٹا اندراجات کی توثیق کرنے کا یہ ایک طریقہ ہے۔ اس آلے میں اور بھی زیادہ صلاحیتیں موجود ہیں جن کے آپ تصور بھی کرسکتے ہیں۔ ہم مستقبل قریب میں اس کی مزید خصوصیات کے بارے میں بات کریں گے۔ تب تک ڈراپ ڈاؤن کا استعمال کریں اور ہمیں اپنے تجربات کے بارے میں بتائیں۔

کیا آپ اس طرح کے مزید رہنما دیکھنا چاہیں گے؟ اپنے تبصرے چھوڑ دو!