Google دستاویزات مشترکہ فولڈر بن جاتے ہیں

Google Docs اس ہفتوں کو ہفتہ وار موصول ہوا جس سے صارفین کو اشیاء کو اشتراک کرنے، دستاویزات اپ لوڈ کرنے، اور منظم رہنا آسان بناتا ہے. نئے موافقتوں نے Google ڈومین ہوم پیج پر زیادہ وردی اور آسان نظر کے ساتھ معمولی تبدیلی بھی لی ہے.

مشترکہ فولڈر

Google Docs میں سے ایک بہترین خصوصیات آپ کو دوسرے صارفین کے ساتھ دستاویزات پر اشتراک کرنے اور تعاون کرنے کی صلاحیت رکھتی ہے. ماضی میں، اگر آپ کو ایک ورک گروپ کے ساتھ اشتراک کرنے کی ضرورت ہے تو کئی دستاویزات تھے، Google دستاویزات کو آپ کو ہر دستاویز کے لئے متعدد اشتراک کرنے کے نوٹس بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے.

نیا مشترکہ فولڈرز خصوصیت آپ کو اس مسئلے سے حل کرتی ہے، ایک فولڈر کے لئے اجازت صرف فولڈر میں اشتراک کرنے کی ضرورت فائلوں کو ڈریگ اور ڈراؤ، اور پھر "اس فولڈر کا اشتراک کریں" پر کلک کریں اور اپنے کام گروپ کے اراکین کو مدعو کریں. آپ کے کام گروپ میں لوگ ایک ای میل وصول کریں گے جن کو آپ نے اس فولڈر کا اشتراک کیا ہے. ایک بار جب انہوں نے Google Docs پر لاگ ان کیا ہے، آپ کے کام گروپ کے ارکان آپ فولڈر میں شامل کردہ فائلوں کو دیکھ سکتے ہیں، اور اسی فولڈر کے ساتھ اشتراک کرنے کیلئے فائلوں کو اپنے فولڈر میں بھی ڈرا سکتے ہیں.

نئی خصوصیت آسان ہے، لیکن وہاں کچھ نرخ ہے آپ کو ذہن میں رکھنا چاہئے. اگرچہ ایک دستاویز مشترکہ فولڈر میں ہے، اس دستاویز کے لئے رسائی کی اجازت فولڈر سے منسلک ہے - فائل نہیں. لہذا اگر آپ شریک کردہ فولڈر (جس میں آپ نے اسے تخلیق کیا ہے) سے نکالیں تو، آپ کے کام گروپ کو دستاویز تک رسائی حاصل نہیں ہوسکتی.

آپ کے ورک فلو کا انتظام کرنا

واپس مقبول تقاضا کی طرف سے ہے. فولڈر میں نہیں "فلٹر جو آپ کو کسی ایسے دستاویزات کو دیکھنے کی اجازت دیتا ہے جو آپ کے پاس ہے وہ فولڈرز میں منظم نہیں ہوتے ہیں. Google اس خصوصیت کو واپس لایا کیونکہ کچھ لوگ اس کے کام کے بہاؤ کے آلے کے طور پر استعمال کر رہے تھے.

اس فلٹر کا فائدہ لینے کا ایک طریقہ مسودے کے مرحلے میں دستاویزات کو ٹریک کرنے کے لۓ اسے استعمال کرنے کا ایک ذریعہ ہے. اس کے بعد آپ ایک دستاویز میں فولڈر منتقل کر سکتے ہیں جب یہ وزیراعلی وقت کے لئے تیار ہے.

ایک تفصیلات آپ کو اس خصوصیت کا استعمال کرتے وقت آگاہ ہونا چاہئے: چلو یہ کہتے ہیں کہ جان براہ راست مریم کے ساتھ ایک رپورٹ کو شریک کرتا ہے، لیکن جان نہیں ہے ایک فولڈر میں رپورٹ اگر مریم اسے اپنے فولڈر میں ڈالتا ہے تو جان جان کو یہ دیکھیں گے کہ اس کی رپورٹ فولڈر ٹیگ ہے، لیکن جب بھی جان اپنے دستاویزات کو "آئٹمز میں فولڈرز" نہیں دیتے ہیں تو اس وقت تک ظاہر ہوجائے گا. اس طرح، مریم کا کام جان کے کام کے بہاؤ میں مداخلت نہیں کرتا. بائیں ہاتھ کی نیویگیشن پین میں "مزید اشیاء کو فولڈر میں نہیں" فلٹر تک رسائی حاصل کی جاسکتی ہے.

Google Docs آپ کو ایک سے زیادہ فائلوں کو ایک سے زیادہ فائلیں بھی اپ لوڈ کریں گی. صرف "شفٹ" یا "ctrl" ("میک" پر "کمانڈ") کی چابی کا استعمال کرتے ہوئے تمام فائلوں کو منتخب کریں اور پھر اپنے اپلوڈ شروع کریں.

Google Docs کی نئی ترتیب.

Google Docs 'پرانے ترتیب

آپ کو یہ بھی محسوس ہوتا ہے کہ Google Docs میں تھوڑا سا مختلف نظر ہے. نیا ترتیب تھوڑا باکسر ہے اور بصری شبیہیں (جیسے ہی ستارہ شدہ، اشتراک، اپ لوڈ اور حذف کرنا) ٹیکسٹ صرف نظر کے حق میں ہٹا دیا گیا ہے.

متبادل شیئرنگ

اگر Google Docs آپ کے لئے نہیں ہے ، مائیکروسافٹ میں بھی دو دستاویزات اشتراک کرنے کے اختیارات ہیں. لائیو میش، گزشتہ سال شروع ہو چکا ہے، آپ کو آلات کے نیٹ ورک اور ان کے درمیان فولڈرز کو مطابقت پانے کے لئے اجازت دیتا ہے. لائیو میش آپ کو آپ کے آن لائن ڈیسک ٹاپ بھی دیتا ہے جسے لائیو ڈیسک ٹاپ کہا جاتا ہے، جہاں آپ اپنے نیٹ ورک یا میش کے باہر لوگوں کے ساتھ فولڈرز کو اشتراک کر سکتے ہیں. لائیو میش کو استعمال کرنے کے لئے آپ کو ایک چھوٹا سا پروگرام ڈاؤن لوڈ کرنا پڑا ہے، لیکن لوگ صرف آپ کو لائیو ڈیسک ٹاپ کے لئے سائن اپ کرنے کی ضرورت کے ساتھ اشیاء کا اشتراک کرتے ہیں. پی سی اور میک نظام دونوں پر لائیو میش کام کرتا ہے.

مائیکروسافٹ کے دوسرے متبادل اس آن لائن سٹوریج کی جگہ Skydrive نامی ہے. تاہم، Skydrive کی اشتراک کی اجازت ایک بہت پیچیدہ ہے، لہذا میں لائیو ونڈوز کے ساتھ جانے کی سفارش کرتا ہوں اگر آپ ونڈوز لائیو صارف ہوں.