مائیکروسافٹ آفس میں تعاون: دردناک لیکن غیر ناممکن

مائیکروسافٹ آفس طویل عرصے سے سنگین دستاویزات کی تخلیق، ترمیم اور فارمیٹنگ کیلئے سونے کا معیار رہا ہے. تاہم، Google Docs اور دیگر ویب پر مبنی حریفوں نے دفتر آفس کو حقیقی وقت میں اشتراک کرنا اور دستاویزات کو سہولت دینے میں آسانی سے بنا دیا ہے.

نیا دفتری سوئٹ درج کریں. اس سال کے آغاز میں، وہ آپ کو ڈیسک ٹاپ اور براؤزر ایپلی کیشنز کے مرکب کے ذریعہ دوسرے لوگوں کے ساتھ تعاون کرنے کی وجہ سے کھو کھو کر بنا دیتا ہے. خصوصیات صحیح سمت میں ایک قدم ہیں، لیکن مائیکرو مائیکروسافٹ کے نئے تعاون کے لۓ آخر میں یہ آسان ہونا آسان نہیں ہے.

چاہے آپ آفس 365 کی رکنیت خریدنے یا آفس 2013 2013 ڈیسک ٹاپ سافٹ ویئر خریدنے کے بارے میں سوچ رہے ہو یا

[مزید پڑھنے: بہترین ٹی وی سٹریمنگ کی خدمات]

میں نے ورڈ، ایکسل، OneNote، اور پاورپوائنٹ کے تعاون سے ٹیسٹ کیا تھا، دونوں کے ساتھیوں کے ساتھ میں نے پہلے سے ہی یا تو ایک بار پڑھا تھا. ایک آفس 365 چھوٹے بزنس پریمیم اکاؤنٹ اور ہماری کمپنی کے باہر لوگوں کے ساتھ جو آفس 2013 تک بھی نہیں تھا.

باہر کے ساتھ تعاون

تعاون کے ساتھ دستاویز کا اشتراک کرنے کے لئے سب سے پہلے، آپ اسے SkyDrive پر آن لائن بچانا ضروری ہے.

SkyDrive کلاؤڈ اسٹوریج اور آفس ویب اطلاقات کے استعمال کے ذریعے، نیا آفس آپ کو اپنے تنظیم کے اندر یا کسی کے اندر کسی بھی شخص کے ساتھ شریک اور coauthor کرنے دیتا ہے.

مثال کے طور پر، ایک دستاویز تخلیق کنندہ کسی بھی لفظ کو ورڈ میں دیکھنے یا اس میں ترمیم کرنے کے لئے مدعو کرسکتا ہے. ویب اپلی کیشن فائل مینو میں جاؤ اور اشتراک پر کلک کریں، جو بورڈ پر دوسروں کو حاصل کرنے کا اختیار لاتا ہے. بنیادی طور پر، آپ ایک اشتراک کردہ لنک بناتے ہیں اور اسے ای میل یا فوری پیغام رسانی کے ذریعہ بھیجتے ہیں، یا آپ آؤٹ لک کے رابطوں کے لۓ ای میل مدعو کرسکتے ہیں. کسی بھی طرح، لنک بنانے یا بھیجنے سے پہلے، آپ کو دستاویز اسکائی ڈرائیو پر محفوظ کرنا ہوگا.

کسی بھی لنک کو بھیجنے کے ذریعہ جو دستاویز کو دیکھنے اور دستاویز میں ترمیم کرنے کے لئے اسے مسترد کر کے لفظ، ایکسل، یا پاورپوائنٹ میں کام کرنا.

وصول کنندہ لنک پر کلک کرتا ہے، براؤزر ونڈو لفظ، ایکسل، OneNote، یا پاورپوائنٹ ویب اپلی کیشن میں فائل کھولتا ہے. آگاہ رہو کہ اگر آپ نے دستاویز کو ترمیم کرنے کے لئے وصول کنندہ کا اختیار بھیجا ہے تو، وصول کنندہ اسی پاپ اپ پیغام کو دیکھتا ہے کہ آپ تمام ایپلی کیشنز کو پیدا کرتے ہیں جب آپ ای میل یا انٹرنیٹ ڈاؤن لوڈ کرکے کسی دستاویز کو کھولتے ہیں، انتباہ کرتے ہیں کہ انٹرنیٹ کی وجہ سے غیر محفوظ ہو، ڈیفالٹ کے ذریعہ آپ صرف دستاویز پڑھ سکتے ہیں. وصول کنندہ کو ایک ترمیم اور عجیب قدم کو فعال کرنے کے لئے ایک بٹن پر کلک کرنا لازمی ہے، کیونکہ آپ نے ایک لنک کو خاص طور پر اس دستاویز کو ترمیم کرنے کے لئے بنائی ہے.

آپ اور آپ کے نامزد کردہ ساتھیوں کو ایک ہی وقت میں دستاویز پر کام کر سکتا ہے. حدود کی جوڑی لفظ میں، مثال کے طور پر، آپ اور آپ کے ساتھیوں کو ایک ہی پیراگراف ایک ہی وقت میں ترمیم نہیں کرسکتا. اگر آپ ایسا کرنے کی کوشش کرتے ہیں، تو آپ اس پاپ اپ پیغام کو اس اثر پر لے جائیں گے.

جب آپ کو کسی بھی دستاویز کو کوآرٹیٹ کرنے کے لئے دعوت نامہ قبول کرتے ہیں، تو یہ پڑھنے والے موڈ میں ویب ایپ میں شروع ہوتا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ ترمیم کریں اجازت.

اس کے اوپر، آپ کو اصل میں کام کو دیکھنے نہیں مل سکتا جب تک کہ اس شخص کو بچائے. آپ حقیقی وقت میں، شکر گزار میں بتا سکتے ہیں کہ کسی اور کو دستاویز پر کام کر رہا ہے، جیسا کہ اے پی پی کو کوآرڈورس کے ناموں کو پاپتا ہے. (متبادل طور پر، کلک کریں فائل> معلومات اس کے پس منظر کے نقطہ نظر کے لئے جو ابھی فی الحال ترمیم کرتا ہے.) اگر دوسرے ایڈیٹر مائیکروسافٹ اکاؤنٹس میں دستخط نہیں کیا جاتا ہے، تو وہ عام 'مہمان' کی حیثیت سے پیش آئے گا.

محفوظ کردہ تبدیلیاں خود بخود ظاہر نہیں ہوتے ہیں. بلکہ، کلام آپ کو مطلع کرتا ہے کہ اپ ڈیٹس دستیاب ہیں، اور آپ کو لازمی طور پر محفوظ کرنا ہوگا یا کوآرٹزر کے کام کو دیکھنے کے لئے بٹن پر کلک کریں. ایک بار جب آپ ایسا کرتے ہیں تو، ہلکے سبز رنگ میں تبدیلی آتی ہے.

جب کوئی شخص لفظ ویب اپلی کیشن کا استعمال کررہا ہے اور دوسرے کو ڈیسک ٹاپ اے پی کا استعمال کر رہا ہے. اسی طرح OneNote کے لئے سچ ہے، جہاں تبدیلیاں خود بخود ظاہر ہوتے ہیں، پھر بھی سبز رنگ پر روشنی ڈالتے ہیں.

ڈیسک ٹاپ کے لئے لفظ، ایکسل، اور پاورپوائنٹ 2013 آپ کو ساتھی دعوت نامے کو دیکھنے یا ترمیم کی اجازت کے ساتھ اشتراک کرنے کے ساتھ ساتھیوں کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے.

ایکسل ڈیسک ٹاپ ایکسل میں کام کر رہا ہے جبکہ آپ ایکسل میں سہولت نہیں کرسکتے ہیں. اگر آپ کوشش کرتے ہیں تو، آپ ایک پیغام ملیں گے کہ اسپریڈ شیٹ بند کر دیا گیا ہے. لیکن آپ Excel Web App میں coauthor کرسکتے ہیں، جو فعالیت میں بہت زیادہ محدود ہے. کسی مصنف کو سیل سے چھٹکارا ہونے کے بعد ہی خود بخود تبدیل ہوتا ہے، اور چونکہ ان پر روشنی ڈالی گئی نہیں ہے، یہ ہمیشہ اس بات کو آسان کرنے کے لئے آسان نہیں ہے کہ کسی کوآرٹیکٹر تبدیل کیا گیا ہے. لیکن ایپ اس بات کی نشاندہی کرتا ہے جب دوسروں کو فعال طور پر ترمیم کر رہا ہے.

اس حقیقت کے بعد، تبدیلیوں پر روشنی ڈالی گئی ہے.

مائیکروسافٹ کی سفارش کی جاتی ہے کہ پاورپوائنٹ کوآرچرز یا تو ڈیسک ٹاپ یا ویب اے پی پی میں رہنا، نہ ہی ایک ہی وقت میں. اگر کوئی شخص ڈیسک ٹاپ ورژن استعمال کررہا ہے اور دوسرا براؤزر میں کام کر رہا ہے تو، تبدیلیاں مناسب طریقے سے محفوظ نہیں ہوسکتی ہیں. پاورپوائنٹ کی تبدیلیوں کو بچانے کی ضرورت نہیں ہے، اگرچہ. اس کے بجائے، وہ ایک ایڈیٹر کے بعد ایک تصویر یا متن باکس کے ساتھ کام کر رہا ہے کے بعد ظاہر کرتے ہیں.

ساتھیوں کے ساتھ تعاون

آفس 2013 ڈیسک ٹاپ ایپس ظاہر کرتا ہے کہ کون آپ کے دستاویز پر کام کر رہا ہے، کم از کم ایک آئکن کے اندر ونڈو کے بائیں.

وہ لوگ جو اداروں میں کام کرتے ہیں جو Office 365 کاروباری منصوبے کے لئے دستخط کیے ہیں وہ تعاون آلات ہیں جو صارف کے ورژن میں دستیاب نہیں ہیں. دیگر چیزوں کے علاوہ، آفس 365 چھوٹے بزنس پریمیم اور آفس 365 میڈیزیز بزنس نے اشتراک اور متحد مواصلاتی تعاون کے لئے SharePoint اور Lync سرورز کی میزبانی کی ہے.

دستاویزات بنانے اور اس کے شریک یا ایڈیٹرز کے طور پر ان کو اشتراک کرنے کے لئے شریک کرنے کا دعوت نامہ لازمی طور پر ہے. اسی طرح یہاں صارفین کے لئے ہے. تاہم، آپ کو اس کے بارے میں جاننا چاہئے کہ ایک نرخ ہے. پہلے سے طے شدہ طور پر، جب آپ سب سے پہلے کسی دستاویز میں ترمیم کرنے کے لئے دعوت نامہ قبول کرتے ہیں، تو Office 365 متعلقہ ویب اے پی کا آغاز کرتا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ آفس 2013 کے ڈیسک ٹاپ کی تنصیب کا حامل ہو. ڈیسک ٹاپ کلام میں تعاون کرنے کے لئے، آپ کو ورڈ میں ترمیم کرنا ہوگا ورڈ ویب اپلی کیشن کے اندر اندر بٹن اور اس پروگرام کو شروع کرنے کے لئے انتظار کریں، ایک وقت سازی اضافی قدم.

اس دستاویز پر ٹیبز رکھنے کے لئے جو آپ کو اشتراک کرنے کے لئے مدعو کیا گیا ہے، دعوت میں لنک کا پیروی کریں.

ایک آفس 365 منتظم اس ڈیفالٹ کو مشترکہ سائٹ کے ترتیبات کے اندر اندر تبدیل کرسکتا ہے تاکہ ڈیسک ٹاپ ایپ میں دستاویزات شروع ہوجائے. یہ بہت خراب ہے کہ آپ کسی بھی لانچ سے پہلے ڈیسک ٹاپ یا ویب ایپ کو نہیں منتخب کرسکتے ہیں.

اس کے علاوہ، نوٹ کریں کہ جب آپ اپنے اسکائی ڈرائیو پرو کارپوریشن میں خود کار طریقے سے ظاہر ہونے والے دستاویز کی توقع کر سکتے ہیں تو معاملہ نہیں ہے. ڈیفالٹ کے ذریعہ ڈیفالٹ ان کے تخلیق کار کے اسکائی ڈرائیو فائلوں میں صرف دکھاتا ہے.

فالو کردہ دستاویزات دوسرے دستاویزات کے لنکس فراہم کرتے ہیں جنہیں دوسروں نے آپ کے ساتھ اشتراک کیا ہے. لیکن آپ ڈیفالٹ SkyDrive پرو اسکرین سے مندرجہ ذیل دستاویزات کی فہرست نہیں دیکھ سکتے ہیں.

ایک ساتھی کی طرف سے پیدا کردہ دستاویز کی نظر ثانی کرنے کے لئے، آپ کو دستاویز کے لئے ایک لنک پر کلک کرنا ہوگا. ایک طریقہ یہ ہے کہ اس لنک پر مشتمل ای میل دعوت نامہ تلاش کریں. اصل دعوت میں اختیار کریں پر کلک کرکے اشتراک شدہ فائل کا ایک آسان راستہ ہے. یہ کارروائی میرے دستاویزات کے تحت، آپ اسکائی ڈرائیو پرو کارپوریشن کے بائیں نیویگیشن بار میں پیروی شدہ دستاویزات کے اندر دستاویز کے ساتھ ایک لنک رکھتا ہے.

اگر آپ نے اپنے Office 365 پروفائل میں نیوز نیوز کو قائم کیا ہے تو آپ کو تبدیلیوں کے بارے میں مطلع کیا جائے گا. جو دستاویزات آپ مندرجہ ذیل ہیں. لیکن آپ کو ان فائلوں کو دیکھنے کے لئے فالو کردہ دستاویزات پر کلک کرنا ہوگا. مائیکروسافٹ ایک انٹرفیس کے ساتھ چیزوں کو آسان بنا سکتی ہے جو صارف کے دستاویزات کے ساتھ ساتھ درج شدہ دستاویزات دکھایا.

تعاون کرتے ہوئے چیٹنگ کرتے ہوئے یہ واضح نہیں ہے کہ دستاویز کے اندر فوری پیغام رسانی کا استعمال کس طرح ہے.

دفتر 365 کاروباری ماحول چیٹنگ کے ساتھ کرنا پڑتا تھا. لاگ ان ہونے پر، میں Office 365 ہوم اسکرین کے سب سے اوپر لوگوں کے آئٹم پر کلک کرکے آؤٹ لک ویب اپلی کیشن کے ذریعہ میں فوری طور پر ایک شریک کا پیغام کرسکتا ہوں. لیکن اگر میں نے پھر ایک دستاویز پر کام کرنے کے لئے اسکائی ڈرائیو پر کلک کیا تو، ایک ونڈو نے آئی ایم سیشن کو ختم کرنے کے لئے کہا، اور میں مشترکہ دستاویز پر کام کرتے وقت میں Outlook Web App IM کو استعمال نہیں کرسکتا. مائیکروسافٹ نے کہا کہ ایسا نہیں ہے کہ اسے کیسے کام کرنا ہوگا.

Lync آپ کو کانفرنس اور ڈیسک ٹاپ سے بات چیت کی اجازت دیتا ہے.

یہ پتہ چلتا ہے کہ آفس 365 میں آئی ایم کا ایک اور طریقہ ہے: آپ کو Lync ڈیسک ٹاپ کی درخواست شروع کرنا ہے جس میں Office 2013 ڈیسک ٹاپ سافٹ ویئر میں شامل ہے، اور اپنے اکاؤنٹ میں سائن ان کریں Lync کے اندر. اس کے بعد آپ اس کے ساتھیوں کو پیغام بھیج سکتے ہیں جو دستاویز کے اندر اندر سے دستاویزات سے متعلق دستاویزات ہیں. فعال ایڈیٹرز کی فہرست میں ان کے نام پر کلک کرکے.

یا، کم از کم آپ نظریہ میں کرسکتے ہیں. ہمارے ٹیسٹ میں، ہم نے محسوس کیا کہ کبھی بھی آئکن آئیکن بھی موجود ہے جیسے Lync بھی موجود ہے جیسے دوسری پارٹی بھی موجود ہے. واضح طور پر، مائیکروسافٹ کو بہت سارے کاموں کے ساتھ تعاون کرنے والوں کے لئے چیٹ کرنے کے لئے کام کرنا ہے. دو بات چیت کی خدمات بنانے کے فیصلے کو سمجھنے کے لئے مشکل ہے جو ایک دوسرے کے ساتھ ضم نہیں کرتے ہیں، اور آپ کو ویب سروس میں لاگ ان ہونے کے بعد ایک علیحدہ درخواست شروع کرنے کی ضرورت ہے. پریشان کن ہے. Lync کی غیر معمولی رویہ کیک پر آئیکنگ ہے.

تعاون پر نیچے کی سطر

یہاں ایکسل ویب اپلی کیشن میں تعاون کے لۓ کیا دعوت ہے. یہاں سے، آپ ڈیسک ٹاپ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے کسی کے ساتھ تعاون نہیں کر سکتے ہیں.

مائیکروسافٹ واضح طور پر لوگوں کو دستاویزات پر تعاون کرنے کے لئے بااختیار بنانا چاہتا ہے، لیکن اس کے نئے آفس سوٹ چیزیں آسان نہیں کرتی. کور ایپس میں کوائف دینے کے لئے مختلف عمل الجھن ہیں. کلام میں، خاص طور پر، شراکت سے سست ہوجاتا ہے کہ ہر ایک میں شامل ہونے والے کسی دوسرے کی تبدیلی کو دیکھنے کے لئے دستاویزات کو محفوظ یا ریفریش کرنا ضروری ہے. یہ سیٹ اپ گوگل کے لفظی پروسیسنگ ایپ کے ساتھ تیزی سے پھیلتا ہے، جس میں تبدیلیوں کو ظاہر ہوتا ہے جیسے صارف ان کو لکھتے ہیں.

آفس 365 کاروباری ماحول میں دستاویز کا اشتراک غیر ضروری طور پر غیر مستحکم ہے، یہ ایک مشترکہ دستاویز جس کو آپ نے تخلیق نہیں کیا ایک فائل کھولنے کے دوران اپنے ساتھی سے گفتگو کرنا. یہ اچھا ہے کہ مائیکروسافٹ صحیح سمت میں قدم اٹھا رہا ہے، لیکن اب تک یہ سب سے بہتر بچے قدم ہیں. اگر coediting آپ کے کام کے بہاؤ کا باقاعدگی سے حصہ ہے تو، نیا آفس اس کو قابل بناتا ہے، لیکن فٹ بیٹھتا ہے اور شروع ہوتا ہے. یا پھر ان نرخوں کو اندر اور باہر سیکھیں تاکہ آپ ان کے ارد گرد کام کر سکیں یا اس کے بجائے Google Apps for Business استعمال کریں.