مائیکروسافٹ آؤٹ لک 2013 ماسٹر کے لئے 10 تجاویز

ای میلز، کیلنڈروں اور رابطوں کے ٹریک کو برقرار رکھنا کسی بھی کام کے دن سے غیر معمولی وقت چکا ہے. جو کچھ بھی آؤٹ لک میں آپ کے کام کی رفتار کو تیز کر سکتا ہے وہ آپ کی پیداوری کو کم کر سکتا ہے. تصور کریں کہ اگر آپ کے ان باکس میں صرف پیغامات دکھائے جائیں تو آپ دیکھنا چاہتے ہیں. پر غور کریں کہ آپ سیکنڈ میں اہم رابطے کی معلومات کو تلاش کرسکتے ہیں. اگر آپ آخر میں جانتے ہیں تو کیوں کہ بعض مضامین آؤٹ لک کی خصوصیات میں اشتہار کے طور پر کام نہیں کر رہے ہیں؟

ان 10 تجاویز آپ کو آپ کے پیغامات اور ایجنڈا کے ذریعے زپ میں مدد ملے گی، اور زیادہ مؤثر انداز میں مجموعی طور پر کام کریں.

1. اپنے ان باکس کو اپنا راستہ ملاحظہ کریں

جب آپ اسکرین کو منظم کریں جس طرح آپ اسے دیکھنا چاہتے ہیں، دیکھیں تو ترتیبات کو محفوظ کریں تاکہ آپ ان کو کسی بھی وقت واپس آسکیں.

جب آپ سب سے پہلے اپنے ان باکس کو کھولتے ہیں تو، ایک ڈیفالٹ نقطہ نظر ظاہر ہوتا ہے، لیکن یہ اس طرح کو دیکھنے کی ضرورت نہیں ہے. Oulook کے بہت حسب ضرورت کے اختیارات دیکھنے کے لئے، ربن ٹول بار پر دیکھیں ٹیب پر کلک کریں اور دیکھیں دیکھیں. متعدد پیش سیٹ خیالات ہیں جنہیں آپ منتخب کرسکتے ہیں، جیسے کہ سب سے زیادہ حال ہی میں ای میلز دکھاتا ہے.

دیکھیں ٹیب پر، آپ پیغام کے پیش نظارہ کو منتخب کرسکتے ہیں اور آف کو منتخب کرنے کیلئے منتخب کر سکتے ہیں. پیش نظارہ یا، یا تو 1، 2 یا 3 اس کا ہیڈر کے نیچے پیغام کی متن کی لائنوں کی تعداد کو دیکھنے کے لئے. موجودہ موجودہ فولڈر یا تمام میل باکسوں کے لئے آپ کسی بھی اختیارات میں سے کسی کو تشکیل دے سکتے ہیں.

ایک 9ظیم کو دیکھنے کے لۓ ترتیبات پر کلک کریں جیسے کالم شامل یا ان کے آرڈر کو دوبارہ ترتیب دینا. ترتیب کے اختیارات آپ کو تاریخ، موضوع اور اسی طرح ای میلز کی ترتیب دینے دیں. لے آؤٹ کے اختیارات آپ فولڈر پین اور پڑھنا پین کو اپنی مرضی کے مطابق بناتے ہیں.

آپ نے ان باکس کو اپنی پسند کے لۓ ایک بار پھر دیکھیں دیکھیں دیکھیں> موجودہ نقطہ نظر کو نیا نقطہ نظر کے طور پر محفوظ کریں. پھر نظر کے لئے ایک نام ٹائپ کریں، اور وضاحت کریں کہ کون سا فولڈر اس پر استعمال کیا جا سکتا ہے اور کس کے ذریعے. مستقبل میں، دیکھیں دیکھیں اور اپنے محفوظ کردہ نقطہ نظر کا انتخاب کرکے

2 منتخب کرکے اس منظر پر واپس لو. پہلے ہی "پڑھ"

پہلے سے ہی پیغامات کے طور پر پیغامات کو خود بخود پڑھنے کے طور پر نشان زدہ کیا جاسکتے ہیں تو وہ پہلے ہی پیش سیٹ کی رقم سے زیادہ عرصہ تک پڑھنے والے پین میں ظاہر ہوتے ہیں.

آؤٹ لک رنگ بے ترتیب ای میلز آپ کے پاس پہلے ہی پیغامات سے مختلف ہیں. پڑھو. تاہم، یہ ای میل کے لئے پڑھنے کے طور پر نشان زد کرنے کے لئے سبھی آسان ہے، جب آپ نے اسے بظاہر یہ گزرنا نظر انداز کیا ہے، جو آپ کو کچھ اہم نظر انداز کر سکتا ہے.

اس کو روکنے کے لئے، فائل> اختیارات> میل منتخب کریں، اور پھر پڑھنا پین بٹن پر کلک کریں. "پڑھنے والے پین میں دیکھا جب پڑھنے کے طور پر اشیاء کو نشان زد کریں" چیک باکس. آؤٹ لک اس کو پڑھنے کے لۓ پڑھنے والے پینٹ میں آپس میں سیکنڈ کی تعداد کو ایڈجسٹ کریں. ڈیفالٹ 5 سیکنڈ ہے. آتے ہیں کہ آپ اسے 30 سیکنڈ تک مقرر کرتے ہیں.

اس کے بعد، جب آپ پڑھنے والے پین میں پیغامات کا جائزہ لیں گے، تو صرف 30 سیکنڈ سے زائد عرصے پر موجود ای میلز خود کار طریقے سے پڑھتے ہیں.

3. پیغامات ظاہر ہونے کے لۓ اپنے اپنے قوانین لکھیں

ناپسندیدہ پیغامات پہلے سے طے شدہ طور پر نیلے رنگ کی نشاندہی کی جاتی ہیں، لیکن آپ اسے تبدیل کرسکتے ہیں.

آؤٹ لک 2013 میں بے ترتیب پیغامات کی نشاندہی کا ایک نیا طریقہ ہے. آپ کے ان باکس میں پیغام کے بائیں جانب نیلے بار ہے، اور پیغام کے ہیڈر بھی نیلے رنگ ظاہر ہوتا ہے.

یہ نیلۓ مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے لاگو ہوتا ہے. تاہم، آپ رنگ اور فونٹ دونوں کو تبدیل کر سکتے ہیں. بہتر اب بھی، آپ اپنی پسند کے رنگوں کا استعمال کرتے ہوئے اپنے قوانین لکھ سکتے ہیں اور اپنے ای میلز کو اپنی پسند کے رنگوں میں استعمال کرسکتے ہیں.

آپ ای میلز پر مبنی رنگ مختص کرسکتے ہیں جس پر مبنی طور پر ان کو بھیج دیا گیا ہے، یا اس موضوع پر موضوع لائن میں موجود ہیں. ایسا کرنے کے لئے، دیکھیں> ترتیبات دیکھیں> مشروط فارمیٹنگ. آپ کو بے ترتیب پیغامات حکمرانی اور نیلے رنگ کو دیکھیں گے. یہاں آپ اپنی مرضی کے طور پر فونٹ یا رنگ تبدیل کرسکتے ہیں.

آپ نئے اصول کو شامل کرنے کیلئے شامل کریں پر کلک کرسکتے ہیں. نام باکس میں قاعدہ کے لئے ایک نام ٹائپ کرکے شروع کریں. پھر کلک کریں فونٹ اور ای میل ہیڈر پر لاگو کرنے کیلئے فونٹ اور فونٹ رنگ منتخب کریں. آخر میں، کلک کریں حالت بٹن. جب فلٹر ڈائیلاگ کھولتا ہے تو، وہ اختیارات منتخب کریں جب وضاحت کریں کہ کون سا قسم کی ای میل آپ کی نئی ترتیبات کے ساتھ شکل میں جائیں گی. کلک کریں ٹھیک اپنی ترتیبات کو بچانے کیلئے تین بار.

4. کرنے والے بار کو دوبارہ بحال کریں

آپ آؤٹ لک 2013 میں ٹو ڈے بار ظاہر کرسکتے ہیں، لیکن ماضی میں مؤثر طور پر اس کے طور پر کام نہیں کرتا.

آؤٹ لک 2013 ڈیفالٹ کی طرف سے ٹوٹ بار کو غیر فعال کرتا ہے، لیکن یہ ہے واپس لانا آسان ہے. دیکھیں ٹیب پر کلک کریں، منتخب کریں ٹو بار بار، اور ڈراپ ڈاؤن فہرست سے منتخب کریں جس میں اشیاء کو ٹو ڈے بار پر نظر آنا چاہئے. یہ اختیارات آف (پہلے سے طے شدہ) یا ٹاسک، پیپلز اور کیلنڈر کے مجموعہ کو ظاہر کرنے کے لۓ ٹو ڈے بار کو تبدیل کرنا ہے. آرڈر جس میں آپ ان اختیارات کو منتخب کرتے ہیں اس کا تعین وہ حکم جو بار میں ظاہر ہوتا ہے. مثال کے طور پر، ٹاس ، پہلے منتخب کردہ، سب سے اوپر ہے. دوسرا آئٹم، لوگ ، ذیل میں ظاہر ہوتا ہے اور تیسرے، کیلنڈر ، بار کے نچلے حصے میں ظاہر ہوتا ہے.

تاہم، ٹو ڈے بار اس کے طور پر کام نہیں کرتا آؤٹ لک کے پہلے ورژن میں کیا قطع نظر بار بار کتنا ہے، آپ صرف ایک کیلنڈر مہینے دیکھتے ہیں. اس کے علاوہ، اگر آپ کے پاس آج کے لئے تقرری مقرر نہیں ہے، تو آپ کو کچھ شیڈول کل کلائنٹ بھی نہیں دکھائے گا.

5. اپنے سوشل میڈیا اکاؤنٹس سے رابطہ کریں

لنکڈ اور فیس بک کے ساتھ آؤٹ لک کو لنک کرنے کے لئے سوشل نیٹ ورک اکاؤنٹس ڈائیلاگ کا استعمال کریں تاکہ آپ کے رابطے کی تفصیلات آؤٹ لک کے اندر سے قابل رسائی ہوسکیں.

جب آپ آؤٹ لک اپنے سماجی میڈیا اکاؤنٹس میں جڑیں گے تو، لوگ ماڈیول اپنے رابطوں اور ان کی سرگرمیوں کے بارے میں ڈسپلے کے اعداد و شمار.

آؤٹ لک نیٹ ورک اکاؤنٹ آؤٹ لک 2013 تک لنک کرنے کے لئے، فائل> معلومات> اکاؤنٹ کی ترتیبات سوشل نیٹ ورک اکاؤنٹس

کا انتخاب کریں. مطلوبہ سروس کو منتخب کرکے اپنی اکاؤنٹ کی تفصیلات ٹائپ کرکے اپنے اکاؤنٹ تک رسائی حاصل کرنے کیلئے آؤٹ لک کی اجازت دے کر لنکڈ اور فیس بک سے رابطہ قائم کریں. اب آپ کے رابطے کی فہرست میں لوگوں سے تفصیلات جو آپ نے شامل کردہ سوشل سائٹ کو آؤٹ لک کے لوگوں کے علاقے میں دکھائے جائیں گے.

6. رابطے کی معلومات کو صاف کریں

آؤٹ لک کے لوگوں کے ماڈیول میں نئی ​​خصوصیتوں کو آپ کو فیس بک اور مقامات سمیت رابطوں کے بارے میں معلومات تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے. LinkedIn. کچھ صورتوں میں آپ کو ایک ہی شخص کے لئے رابطہ کی فہرست میں ایک سے زیادہ رابطے کی اندراج ملے گی، ہر جگہ میں مختلف تفصیلات کے ساتھ.

آپ ان ایک سے رابطہ میں ایک ہی جگہ میں متحد کرنے کے لئے ان ایک سے رابطہ کے لئے انٹریز کو لنک کرسکتے ہیں. اس رابطہ پر کلک کریں جس میں آپ دلچسپی رکھتے ہیں اور ہوم> لوگ.

اسکرین کے دائیں جانب کلک کریں، لنک رابطے، پر کلک کریں، اور ایک ڈائیلاگ ظاہر کرے گا. اس شخص کے لئے رابطہ اندراج یا اندراج. تلاش میں لوگ باکس میں اس شخص کے لئے کچھ شناختی معلومات لکھتے ہیں اور آؤٹ لک کسی بھی دوسرے رابطے کی اندراجات واپس لے جائیں گے جو اس شخص کے لئے ایک میچ ہوسکتا ہے. اگر وہ وہی شخص ہیں، تو تفصیلات سے متعلق لنک پر کلک کریں.

7. جہاں آؤٹ لک ڈیفالٹ کے ذریعہ تلاش کرتا ہے

آپ آؤٹ لک 2013 کو ترتیب دے سکتے ہیں لہذا یہ آپ کی پسند کے فولڈروں میں تلاش کرنے کے لئے ڈیفالٹ.

جب آپ آؤٹ لک میں ای میلز تلاش کرتے ہیں تو، ڈیفالٹ مقام آپ کا موجودہ میل باکس ہے. تاہم، یہ اکثر محدود ہے. اگر آپ چاہتے ہیں کہ تمام میل باکس میں تمام ملاپ کے اندراجات کو واپس لینے کے لئے تلاش کریں، مثال کے طور پر، آپ کو تلاش کرنے کے لۓ اس اختیار سے آپ کو ہر تلاش کے لۓ اس اختیار کا انتخاب کرنا ہوگا.

متبادل طور پر، آپ پہلے سے طے شدہ مقام کو تبدیل کرسکتے ہیں. آؤٹ لک تلاش کے لئے استعمال کرتا ہے. ایسا کرنے کے لئے، فائل> اختیارات> تلاش کریں نتائج علاقے کا انتخاب کریں، آپ ان میں شامل ہونے کے لۓ منتخب کر سکتے ہیں، ان چار اختیارات میں سے ایک کو منتخب کریں: موجودہ فولڈر؛ موجودہ فولڈر، ان باکس میں تلاش کرتے وقت موجودہ میل باکس؛ موجودہ میل باکس؛ یا تمام میل باکس. اس اختیار کا انتخاب کریں جو آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں اور ٹھیک پر کلک کریں. اس کے بعد Outlook تلاش کے لئے ڈیفالٹ بن جائے گا اگرچہ ضروری ہے کہ آپ اسے تلاش کی بنیاد پر تلاش میں تبدیل کر سکتے ہیں.

8. فیصلہ کریں کہ فوری مرحلے یا قواعد و ضوابط استعمال کرنے کے لئے چاہۓ

فوری مرحلے اور قواعد اسی طرح کے کام انجام دیں لیکن ایک واضح انتخاب ہے جس میں اس مقصد کے لئے استعمال کرنا ہے.

آؤٹ لک 2010 میں فوری مرحلے کو متعارف کرایا گیا تھا. Outlook میں جلدی کام کرنے کی ایک طریقہ. تاہم، آپ حیران ہو سکتے ہیں کہ آپ کسی اصول کے بجائے فوری مرحلے کا استعمال کیوں کریں گے؟ فوری مراحل لچکدار ہیں لہذا آپ ان پر لاگو کرنے کا انتخاب کرسکتے ہیں جب آپ ان کا استعمال کرنا چاہتے ہیں - قوانین کم لچکدار ہوتے ہیں اور ایک بار جب سیٹ اپ ہوتے ہیں تو وہ خود کار طریقے سے لاگو ہوتے ہیں.

آپ کا استعمال کرنا چاہئے ان کا جواب آپ کے کام پر منحصر ہے. مثال کے طور پر، قواعد کا استعمال کریں جب آپ ایک پیغام کی شناخت کر سکتے ہیں جو ہر بار ہر مخصوص وقت میں سنبھالا جائے. لہذا اگر آپ کسی خاص فولڈر میں آپ کے مالک کے آنے والے پیغامات کو منتقل کرنا چاہتے ہیں تو آپ ایک اصول استعمال کریں گے. ایک اصول یہاں کام کرے گا کیونکہ آپ کا باس ای میل منفرد ای میل ایڈریس کی طرف سے شناخت کرنے کے لئے آسان ہو گا.

دوسری طرف اگر آپ کسی خاص فولڈر میں آنے والے پریس ریلیزز کو ذخیرہ کرتے ہیں تو یہ فوری مرحلے کیلئے کام ہوسکتا ہے. وقت سے آگے نہیں جانیں گے جو ان ای میلز سے آئیں گے. کسی بھی ای میل کی شناخت کے بغیر بغیر کسی پریس ریلیز کے طور پر آپ پیغام کو خود کار طریقے سے عمل کرنے کے لئے ایک اصول لکھ سکتے ہیں. تاہم، آپ ایک فوری قدم بنا سکتے ہیں کہ آپ کسی خاص پیغام کو مخصوص فولڈر میں منتقل کرنے کے لئے کلک کر سکتے ہیں. فوری مرحلے کی نشاندہی نہیں کی جا سکتی ہے کہ ایک ای میل ایک پریس ریلیز پر مشتمل ہے - آپ کو یہ کرنا ہوگا - لیکن اگر آپ فیصلہ کریں تو اسے ای میل منتقل کرنے کا عمل تیز ہوجائے گا. آپ آؤٹ لک کے میل علاقے میں گھر کے ٹیب پر اوزار کا استعمال کرتے ہوئے فوری مرحلے اور قواعد تشکیل دے سکتے ہیں.

9. پسندیدہ کا استعمال کریں

کسی بھی فولڈر کو ایک پسندیدہ بناؤ تاکہ اس فولڈر کے اوپر سب سے اوپر دکھائے جائیں اور اسے ڈھونڈنا اور استعمال کرنا آسان ہے.

اگر آپ کے پاس کچھ ای میل اکاؤنٹس ہیں تو آپ کے فولڈر کی پین فولڈرز کے ساتھ بھیڑ ہوسکتے ہیں. یہ وقت ان فولڈرز کو تلاش کرنے کے لئے تشریف لے جا رہا ہے جو آپ اکثر وقت کا استعمال کرتے ہیں. اگر آپ ان کو پسندیدہ کے طور پر شامل کرتے ہیں تو آپ ان فولڈرز کو تلاش کر سکیں گے. جب آپ میل ماڈیول میں ہیں تو فولڈر کی فہرست کے سب سے اوپر پر پسندیدہ ہوتے ہیں.

اگر پسندیدہ علاقہ میل میں سوئچ نہیں دکھاتا ہے اور دیکھیں> فولڈر پین منتخب کریں اور پسندیدہ کو فعال کرنے کیلئے کلک کریں تو منتخب کریں.. اب آپ فولڈر کے فین میں دائیں کلک کرکے پسندیدہ میں کسی فولڈر کو شامل کرسکتے ہیں اور پسندیدہ میں دکھائیں منتخب کریں. آپ تلاش کے فولڈر کو بھی پسندیدہ بنائے جاسکتے ہیں تاکہ یہ تلاش اور استعمال کرنا آسان ہے.

10. IMAP کا استعمال کرتے ہوئے کے نتائج کو سمجھنے کے لۓ

اگر آپ کا ای میل سروس IMAP پروٹوکول کا استعمال کرتا ہے تو آؤٹ لک کے کچھ خصوصیات دستیاب نہیں ہوں گے، بشمول تفصیلی پیغام پرچم لگانے سمیت.

اگر آپ کا ای میل اکاؤنٹ IMAP پروٹوکول کا استعمال کرتا ہے تو، کچھ عام کام نہیں کریں گے. Outlook 2013 میں کام. یہ صارفین کی بڑھتی ہوئی تعداد کے لئے ایک مسئلہ ہو گا، کیونکہ IMAP آپ کو کسی بھی ڈیوائس سے ای میل تک رسائی حاصل کرنے کے قابل بناتا ہے. ہاٹ میل اور جی میل کی طرح مثال کے طور پر، ای میل کے لئے IMAP استعمال کریں.

جب آپ IMAP ای میل استعمال کر رہے ہیں تو آؤٹ لک میں، آپ اب مزید صرف پیغام ہیڈر ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں اور اس سے فیصلہ کریں کہ کونسے پیغامات ڈاؤن لوڈ کریں. اس کے بجائے، اب خود بخود ڈاؤن لوڈ ہونے والی تمام ای میلز ڈاؤن لوڈ کریں اس کے علاوہ، IMAP کے ساتھ آپ پیغامات میں تفصیلی پرچم شامل نہیں کرسکتے ہیں. پرچم یا تو یا تو بند ہیں، اور مختلف چیزوں کا مطلب یہ نہیں ہوسکتا ہے. آپ ہاٹ میل اکاؤنٹ کے پیغامات کے علاوہ، کسی بھی قسم کے زمرہ جات کو پیغامات مختص نہیں کرسکیں گے.